En Acuarius, WhatsApp para equipos de ventas es una bandeja compartida: tu número de WhatsApp Business se conecta a Conversaciones y todo tu equipo atiende desde ahí. Los mensajes aparecen en vivo, sin recargar, con ✓ enviado, ✓✓ entregado y ✓✓ azul leído. Buscas chats por nombre o teléfono, descartas el spam, respondes con plantillas tras 24 horas y pasas cada conversación al pipeline a tu nombre.
¿Por qué atender WhatsApp desde un solo celular frena a un equipo de ventas?
Cuando el WhatsApp de la empresa vive en un solo teléfono, solo una persona puede contestar y el resto del equipo no sabe qué se habló. Si esa persona no está, los clientes esperan.
Además, nadie sabe si el cliente leyó la cotización, un chat de hace tres semanas se pierde entre cientos y la venta que se cierra en el chat nunca llega al CRM.
¿Qué cambia con una bandeja compartida en tiempo real?
Con la bandeja de Conversaciones, todo tu equipo ve el mismo WhatsApp de la empresa y los mensajes nuevos aparecen solos, sin recargar la página.
- Avisos donde estés. Si estás en otra parte de Acuarius, te sale un aviso con quién escribió y suena. Con la pestaña en segundo plano, el título muestra cuántos mensajes nuevos tienes. Las conversaciones que atiende tu agente de IA se actualizan sin sonar.
- Notas internas. Dejas una nota en la conversación que el cliente no ve, para que tu compañero sepa en qué quedó.
- Archivos como en el teléfono. Pegas un pantallazo con Ctrl+V (Cmd+V en Mac), arrastras un archivo o envías documentos de hasta 50 MB. También grabas notas de voz.
- También en el celular. En la versión del celular escuchas las notas de voz que te envían, ves sus fotos y videos y abres sus PDF.
¿Cómo sé si el cliente recibió y leyó mi mensaje?
Cada mensaje que envías desde la bandeja muestra su estado, igual que en WhatsApp: ✓ enviado, ✓✓ entregado y ✓✓ en azul cuando el cliente lo leyó.
Las respuestas de tu agente de IA llevan las mismas marcas. Si WhatsApp no logra entregar un mensaje, lo ves en rojo debajo, con el motivo.
¿Cómo encuentro y ordeno las conversaciones?
Encima de los filtros hay un buscador: escribe el nombre del contacto o parte de su número y encuentras su chat aunque sea de hace semanas.
- Buscador sin tildes ni espacios. «jose» encuentra a José, y el teléfono lo escribes con o sin espacios.
- Pendientes de un vistazo. Una pastilla roja arriba de la bandeja dice cuántas conversaciones tienes sin leer. Púlsala para ver solo esas. Los filtros «Agente IA», «Manual y escalados» y «Resueltos» muestran también sus pendientes.
- Descartar. Con «Descartar» eliges «Mover a la papelera» (se borra en 30 días; si la persona vuelve a escribir, reaparece) o «Marcar como spam» (lo que escriba después ya no te avisa, no lo contesta el agente ni crea un lead). Las dos se deshacen desde su filtro con «Restaurar».
¿Qué es la ventana de 24 horas de WhatsApp?
La ventana de 24 horas es una regla de Meta, no de Acuarius: cada vez que un cliente te escribe, tienes 24 horas para responderle con mensajes libres. Si te vuelve a escribir, el reloj empieza de nuevo.
Pasadas las 24 horas desde su último mensaje, WhatsApp solo deja escribirle con una plantilla aprobada por Meta. Si envías un mensaje libre, Meta lo rechaza. Lo mismo pasa con un chat importado de una persona que todavía no le ha escrito a tu número.
Acuarius te lo avisa en la conversación, con el botón «Enviar plantilla»: eliges una plantilla aprobada, Acuarius llena el nombre del contacto y te muestra cómo le va a llegar. Cuando el cliente responda, vuelves a escribir libremente.
Las plantillas las creas y mandas a revisión en Marketing → Plantillas → WhatsApp, donde ves si están aprobadas, en revisión o rechazadas.
¿Puedo escribirle primero a un cliente por WhatsApp?
Sí. En la ficha de cada contacto está «Iniciar WhatsApp»: eliges una plantilla aprobada por Meta, completas el nombre y se envía desde el número de tu empresa, aunque esa persona nunca te haya escrito.
Necesitas tu número de WhatsApp Business conectado y al menos una plantilla aprobada. La conversación queda en la bandeja, atendida por quien la empezó. Si tienes varios números, eliges por cuál sale.
¿Cómo funcionan el mensaje de ausencia y el horario de atención?
El mensaje de ausencia le contesta solo a quien te escribe fuera de tu horario, para que sepa que lo recibiste y cuándo le respondes.
- Defines el horario por día, en hora de Colombia. Un día sin marcar cuenta como cerrado.
- En el mensaje puedes usar {nombre} (el nombre del contacto) y {horario} (tu horario escrito en palabras).
- Marcas «Los festivos de Colombia cuentan como cerrado» y eliges cada cuánto se repite al mismo contacto: 4, 8, 12 o 24 horas.
- Sale solo cuando la conversación la atiende tu equipo. Si un agente de IA atiende ese número, contesta él a cualquier hora.
Un error común es guardarlo apagado; por eso Acuarius te pregunta si quieres «Activar y guardar».
¿Qué pasa con mi historial y con las ventas que se cierran en el chat?
Si pasas tu número de la app de WhatsApp a Acuarius, tus conversaciones anteriores no se pierden: las traes con «Importar chats de WhatsApp», al pie de la bandeja.
Cada chat queda en la conversación de su contacto, con su fecha original. Solo se importa el texto: las fotos, audios y documentos no.
Del chat al CRM hay un solo paso: «Pasar al pipeline». Eliges a qué proceso entra y en qué etapa, y el lead queda asignado a ti, no al siguiente del turno. Si la venta empezó y terminó en la misma conversación, eliges la etapa de ganado y registras el valor, la moneda, el motivo y la fecha.
Ejemplos por tipo de negocio
- Inmobiliaria. A las 9:40 p. m. llega una consulta por un apartamento de $420.000.000. Responde el mensaje de ausencia; en la mañana, Camila la encuentra entre las sin leer y la pasa al pipeline.
- Clínica. Un paciente preguntó por un tratamiento hace tres días y no volvió a escribir. La recepcionista le envía una plantilla de seguimiento.
- Tienda. Andrés envía el catálogo en PDF de 30 MB y ve el ✓✓ azul: sabe que el cliente lo abrió antes de llamarlo.
- Restaurante. El domingo festivo el local está cerrado; quien escribe recibe el horario y nadie se queda sin respuesta.
- Servicios. Una agencia cierra un servicio de $1.800.000 en el chat y lo registra como ganado sin salir de la conversación.
Cómo conectar tu número y atender la primera conversación
Hoy tu número de WhatsApp Business se conecta a Acuarius con una app de Meta de tu propio negocio. Se hace una vez y Acuarius configura el webhook.
- Prepara tu app de Meta
En developers.facebook.com crea una app de tipo Empresa, agrégale WhatsApp y verifica tu número. Crea un usuario del sistema, agrega un método de pago a la cuenta de WhatsApp y publica la app.
- Abre el canal de WhatsApp
En Acuarius ve a Conversaciones → Canales → «Conectar un canal» y elige WhatsApp. En la ventana «Conectar WhatsApp Business», abre «Conectar con tu propia app de Meta».
- Copia los datos
Pega el ID de la app, la clave secreta, el identificador del número de teléfono, el identificador de la cuenta de WhatsApp Business y el token permanente. Pulsa «Conectar con mi app».
- Configura la ausencia
En Conversaciones → Canales → «Mis canales», pulsa «Ausencia» en tu número, define el horario, escribe el mensaje y guárdalo activado.
- Atiende la primera conversación
Entra a Conversaciones, abre el chat y responde. El ✓✓ te dice si llegó y se leyó.
- Pásala al pipeline
Pulsa «Pasar al pipeline» y elige el proceso y la etapa. El lead queda a tu nombre.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar el número de WhatsApp que ya tengo?
Sí, siempre que lo agregues y verifiques como número de WhatsApp Business en la app de Meta de tu negocio. Si hoy lo atiendes desde la app de WhatsApp del teléfono, tus chats anteriores no vienen solos: expórtalos y súbelos con «Importar chats de WhatsApp».
¿Qué pasa si el cliente no responde en 24 horas?
Por regla de Meta, pasadas 24 horas desde su último mensaje solo puedes escribirle con una plantilla aprobada. En la conversación aparece «Enviar plantilla». Cuando el cliente responda, se abre otra ventana de 24 horas para mensajes libres.
¿Varias personas pueden atender el mismo WhatsApp a la vez?
Sí. Todo tu equipo ve la misma bandeja en tiempo real. Quien pasa un chat al pipeline queda como responsable del lead, y las notas internas ayudan a coordinarse sin que el cliente las vea.
¿Qué diferencia hay entre una plantilla y una respuesta rápida?
La plantilla la aprueba Meta y sirve para escribir después de 24 horas o a alguien que nunca te escribió. La respuesta rápida es un texto guardado para responder más rápido, no pasa por Meta y solo sirve dentro de las 24 horas.
¿Qué hago con los chats de spam o que no sirven?
Pulsa «Descartar» y elige «Mover a la papelera» o «Marcar como spam». Las dos se deshacen desde su filtro.
¿El mensaje de ausencia tiene en cuenta los festivos?
Sí, si marcas «Los festivos de Colombia cuentan como cerrado». El horario se define por día, en hora de Colombia, y eliges cada cuánto se repite el mensaje al mismo contacto.