Qué es un pipeline de ventas, qué etapas debería tener el tuyo, qué métricas mirar cada semana y los errores que hacen que un pipeline se llene de oportunidades muertas.
Un pipeline de ventas es la representación visual de tu proceso comercial: una serie de etapas, de izquierda a derecha, por las que pasa cada oportunidad desde el primer contacto hasta el cierre. Cada tarjeta es un negocio en curso y su posición te dice qué falta para cerrarlo.
Sirve para tres cosas: saber qué tiene que hacer hoy cada asesor, prever cuánto vas a vender este mes y detectar en qué etapa se están cayendo las ventas.
Se usan como sinónimos, pero miran cosas distintas. El embudo de ventas mide personas: cuántas visitas se convierten en leads, cuántos leads en clientes. Es una vista de marketing, en porcentajes.
El pipeline mide negocios y acciones: qué oportunidades tiene abiertas cada asesor, cuánto valen y qué paso sigue en cada una. Es una vista de ventas, para trabajar todos los días. Los dos se complementan.
| Etapa | Qué significa | Cómo se pasa a la siguiente |
|---|---|---|
| Nuevo | El lead acaba de llegar y nadie lo ha contactado. | Primer contacto, idealmente en minutos. |
| Contactado | Ya hubo conversación. | Confirmar que tiene necesidad, presupuesto y poder de decisión. |
| Calificado | Es un cliente posible de verdad. | Agendar una reunión, una visita o una demostración. |
| Propuesta enviada | Tiene una cotización en la mano. | Resolver objeciones y negociar. |
| Negociación | Discuten condiciones, precio o plazos. | Acuerdo y firma. |
| Ganado / Perdido | El negocio se cerró, para bien o para mal. | Registrar el motivo para aprender de él. |
No copies estas etapas tal cual: cada una debe corresponder a algo que el cliente hace, no a algo que el asesor siente.
Nuevo → Calificado → Visita agendada → Visita hecha → Oferta → Separación → Escrituración. CRM inmobiliario.
Consulta → Valoración agendada → Valoración hecha → Plan de tratamiento → Tratamiento iniciado. CRM para clínicas.
Lead → Reunión de diagnóstico → Propuesta → Negociación → Contrato firmado.
Solicitud → Cotización → Degustación → Anticipo → Evento realizado. CRM para restaurantes.
Qué porcentaje pasa de una etapa a la siguiente. Donde cae en picada, ahí está el problema.
Cuántos días pasa una oportunidad en cada etapa. Las que llevan el doble del promedio probablemente están muertas.
La suma de lo que valen las oportunidades abiertas. Comparada con tu meta, te dice si tienes suficiente para cerrar el mes.
Por qué se pierden los negocios: precio, tiempo, competencia, falta de respuesta. Es la métrica que más enseña.
Demasiadas etapas. Si tienes doce columnas, nadie las mueve. Entre cinco y siete suele bastar.
Oportunidades sin próximo paso. Cada tarjeta debería tener una tarea con fecha. Si no la tiene, se olvida.
No cerrar las perdidas. Un negocio que lleva tres meses sin respuesta no es una oportunidad: es ruido que infla tus proyecciones. Márcalo como perdido y anota por qué.
Actualizar a mano. Si el asesor tiene que mover todo él mismo, el pipeline siempre va atrasado. Lo ideal es que los chats, los formularios y las propuestas lo muevan solos.
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Las etapas son libres, salvo nuevo, ganado y perdido, que el sistema necesita para medir.
Formularios, WhatsApp o un webhook: los leads entran solos a la primera etapa.
Conversión, motivos de cierre y productividad por asesor, sin armar una sola fórmula.
Es la representación visual de las etapas por las que pasa una oportunidad de venta, desde el primer contacto hasta el cierre. Permite ver qué negocios están abiertos, en qué punto está cada uno y qué hay que hacer para avanzar.
Entre cinco y siete es lo habitual. Cada etapa debe corresponder a un hecho verificable, como "propuesta enviada" o "visita hecha", no a una sensación del asesor.
El embudo mide cuántas personas avanzan de una fase a otra, en porcentajes. El pipeline muestra los negocios concretos abiertos, su valor y la próxima acción de cada uno.
Sí. En Acuarius puedes tener hasta 10 pipelines por cuenta, por ejemplo uno por línea de negocio o por proyecto.
Puedes empezar en una hoja de cálculo, pero pronto se desactualiza. Un CRM mueve las oportunidades solo, guarda el historial y calcula las métricas por ti.
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