Automatización de ventas: el seguimiento que corre solo

¿Por qué se pierden ventas que ya estaban casi cerradas?

La mayoría de las ventas se pierden por falta de seguimiento, no por precio. Alguien pidió información un martes, el asesor quedó en escribirle el jueves y el jueves se llenó de otras cosas. Nadie decidió perder ese cliente: simplemente nadie volvió a escribirle.

La automatización de ventas resuelve exactamente eso. Tú decides una vez qué pasa en cada momento —cuando entra un lead, cuando lleva tres días quieto, cuando gana, cuando asiste a su cita— y el sistema lo hace cada vez, con cada contacto, aunque tu equipo esté ocupado o la app esté cerrada.

En Acuarius las automatizaciones viven dentro del CRM: leen la etapa, las etiquetas, los productos y los campos de cada lead, y lo que hacen queda en su historial.

Cómo funciona una automatización en Acuarius

Cada automatización tiene un lanzador y una cadena de pasos. El lanzador dice cuándo empieza; los pasos dicen qué hacer, en orden. La armas en un lienzo: haces clic en un bloque de la paleta y se añade al final del flujo; haces clic en un nodo para configurarlo.

El motor revisa la cola cada 10 minutos, así que las acciones salen en minutos, no al segundo. Una espera de un día puede alargarse hasta diez minutos más. Para un seguimiento comercial no cambia nada, y a cambio el flujo corre aunque nadie tenga la app abierta.

Los mensajes al cliente —correo, WhatsApp, encuestas y pedidos de reseña— respetan el horario de contacto comercial de la Ley 2300 de Colombia: de lunes a viernes de 7:00 a 19:00 y sábados de 8:00 a 15:00, sin domingos ni festivos. Si un paso cae fuera de ese horario, espera y sigue solo. Las notas, etiquetas, tareas y avisos a tu equipo corren a cualquier hora. Además puedes acotar el envío a «Solo de 8:00 a 18:00» o «Solo de 9:00 a 17:00».

¿Y el recordatorio antes de la cita?

El recordatorio de una cita no se arma con una automatización: lo manda Reservas por su cuenta. Las automatizaciones se disparan por lo que le pasa al lead, y un recordatorio depende de lo cerca que está la cita. Por eso Reservas avisa por defecto el día antes y dos horas antes, sin que tengas que configurar un flujo.

Con las automatizaciones haces lo que pasa alrededor: confirmar al reservar, reaccionar a una cancelación, agradecer al día siguiente o recuperar a quien no vino. Variables como {{servicio}} y {{fecha_cita}} ponen los datos de la cita en el mensaje. Más sobre citas en agenda y reservas.

Automatizaciones que leen tus propios datos

Los pasos «Condición» y «Ramas Sí / No» pueden preguntar por cualquiera de tus campos personalizados: «Presupuesto mayor o igual a 100.000.000», «Intereses incluye Piscina» o «Cédula está vacío». Y esos campos se usan como variables en los mensajes.

Si tu agente de IA llena esos campos durante la conversación de WhatsApp, la automatización ya tiene con qué decidir cuando el lead llega al CRM.

Errores comunes al automatizar el seguimiento

Mandar un WhatsApp libre a quien nunca te escribió. No le llega. Para escribirle a cualquier lead, el paso «Enviar WhatsApp» necesita una plantilla aprobada por Meta.

Preguntar «¿abrió el correo?» sin esperar. Pon un paso «Esperar» entre el correo y la rama «Abrió el email», o casi nadie habrá tenido tiempo de abrirlo.

Pedir la reseña en caliente. Al minuto de cerrar, el cliente todavía no usó lo que compró. Un día después de la cita o un par de días después de ganar funciona mejor.

Esperar que salga a las 10 de la noche. Un correo programado fuera del horario legal sale en el siguiente hueco permitido. Revisa el «Historial»: ahí queda el motivo.

Escribirle dos veces a la misma persona. Si alguien entra el mismo día a dos procesos, como Venta y Arriendo, la segunda bienvenida no sale si ya recibió la primera en las últimas 24 horas.