Agenda de citas online: reservas, reuniones y tareas en tu CRM

¿Qué es una agenda de citas online y qué cambia en tu negocio?

Una agenda de citas online es una página donde tu cliente elige el servicio, el día y la hora sin escribirte para coordinar. Solo ve las horas que de verdad están libres, deja sus datos y recibe la confirmación al instante.

Coordinar por chat cuesta cuatro o cinco mensajes por cita, y en cada uno el cliente se puede enfriar. En Acuarius la cita entra a la agenda de quien atiende, se escribe en su Google Calendar y el contacto queda en tu CRM.

Acuarius tiene tres piezas para esto, y conviene no mezclarlas: la Agenda del CRM, donde vive el trabajo del equipo; Reservas, para negocios que venden citas de servicios; y los enlaces de reunión, para que un prospecto agende una llamada contigo.

¿Qué hace la Agenda del CRM?

La Agenda muestra en un calendario mensual las tareas y reuniones de tu equipo, y al lado el detalle del día. Con Agregar actividad creas una Tarea o una Reunión ligada a un lead, y a la reunión puedes invitarlo por Google Calendar.

Si conectas Google Calendar, tus reuniones se crean, se mueven y se borran también allí, y tus eventos de Google aparecen en la Agenda con su propio color. Lo conecta una vez para toda la cuenta el dueño o un administrador, y con la etiqueta «Google Calendar» eliges el calendario o lo desconectas.

Con el desplegable de asesores ves el calendario de una persona o el de «Todo el equipo». Y si una etapa de tu pipeline de ventas significa que hay una visita, márcala con «Pedir cita»: al mover un lead ahí se abre la ventana para agendarla. Al cerrar una cita marcas «¿Asistió?» y cómo te fue.

¿Cómo se conecta el Google Calendar de cada persona?

En Reservas → Quién atiende, cada persona tiene un botón Calendario. Si es tu calendario, usas el Google que ya conectaste en la Agenda. Si es el de otra persona, le mandas un enlace para conectar el suyo desde el celular, sin cuenta en Acuarius. Desde ese momento, lo que tenga como «Ocupado» en Google deja de ofrecerse y cada cita nueva le llega a su calendario. Si Google no responde, sus horas no se ofrecen: mejor eso que citar a alguien encima de otro compromiso.

¿Cómo bajan las inasistencias los recordatorios y la asistencia?

En Reservas → Recordatorios eliges cuándo avisar: un día antes, 4 horas, 2 horas o 1 hora antes. Cada aviso sale una sola vez por cita, quien ya canceló no recibe nada y, si se juntan dos, solo sale el más cercano.

El correo sale siempre a quien dejó su correo, con la dirección y el enlace para cambiar o cancelar. Por WhatsApp sale solo el aviso más cercano, si tienes tu número conectado al CRM con WhatsApp, y necesita una plantilla aprobada por Meta: Acuarius la escribe como mensaje de utilidad y la manda a revisión con Crear la plantilla. El envío lo cobra Meta a tu cuenta.

Lo que pasa después de la cita se arma en Automatizaciones, con cuatro disparadores de Reservas: cuando alguien reserva, cancela, asiste o no asiste. Una cita cuenta como asistida al terminar, salvo que la cierres marcando «No asistió». Desde Recordatorios creas con un clic «Pedir reseña un día después».

¿El agente de IA puede agendar citas por WhatsApp?

Sí, si tienes Reservas. Cuando alguien pide una cita por chat, tu agente de IA para WhatsApp, que antes puede calificar al lead y repartirlo, le ofrece horas libres de verdad, confirma el día y la hora y deja la cita agendada, igual que si hubiera reservado en tu página. La persona recibe en el chat la confirmación con un enlace para cancelar. Si escribe «no puedo ir, ¿me la pasas al jueves?», el agente la mueve o la cancela.

Solo agenda los servicios en los que marcaste «El agente del chat puede agendarlo solo». Si alguien pide otro, pasa la conversación a tu equipo. Y la hora la comprueba el sistema antes de guardarla: si otra persona la tomó mientras tanto, el agente no confirma nada y ofrece otras.

¿Y si quieres que un prospecto agende una reunión contigo?

Para eso está el enlace de reunión, tu agenda personal. En CRM → Agenda pulsas «Enlace para agendar» y creas direcciones como app.acuarius.app/reunion/tu-nombre, que solo muestran tus horas libres. La reunión se crea en tu Google con Meet, quien agenda puede sumar hasta 5 invitados y entra al CRM como lead asignado a ti. Sin Google Calendar conectado, el enlace no ofrece horas. Todo el detalle está en enlace para agendar reuniones.

Errores comunes al montar tu agenda de citas

Un servicio sin nadie que lo preste. Si un servicio no tiene a nadie en «Quién atiende», no se puede reservar. Reservas te lo marca en rojo.

Vacaciones marcadas como «Disponible» en Google. Los eventos de todo el día nacen como «Disponible» en Google Calendar y no bloquean nada. Márcalos como «Ocupado» o ciérralos en «Días especiales».