Software de cotizaciones: propuestas con IA que tu cliente firma en línea

¿Por qué cotizar en Word y Excel te hace perder ventas?

Cotizar fuera del CRM obliga a copiar precios a mano, a rehacer el documento para cada cliente y a perseguir por WhatsApp si lo abrió. Mientras tanto, el valor de la oportunidad en tu tablero es un número que alguien escribió a ojo.

Un software de cotizaciones une las tres piezas: lo que vendes, a quién se lo vendes y el documento que le mandas. En Acuarius el catálogo vive en CRM → Productos, cada oportunidad lleva sus productos y la propuesta sale de ahí, con la tabla de precios armada.

El resultado es un solo dato en todas partes. Lo que cotizaste es lo que vale la oportunidad, lo que ves en tu pipeline de ventas y lo que cuenta en tus informes cuando la ganas.

¿Cómo redacta la IA una propuesta comercial?

La IA de Acuarius escribe la propuesta con el nombre, la empresa, la fuente, la etapa y las notas del lead, más el perfil de tu negocio y lo que contaste al crear la cuenta. Si no tiene datos de tu negocio, no supone a qué te dedicas: completa tu perfil para que salga más precisa.

Eliges entre cuatro estilos. Consultiva: diagnóstico, objetivos, plan de trabajo e inversión, la más completa. Ejecutiva: una página directa, para quien ya te conoce. Comercial: el costo de no actuar y la oferta. Paquetes: tres opciones de precio, Esencial, Recomendado y Premium.

En «Instrucciones para la IA» le pides lo que quieras, por ejemplo «enfatiza el paquete mensual». El texto aparece mientras se escribe y lo puedes editar antes de crear la propuesta. Si no hay monto, deja el marcador [DEFINIR INVERSIÓN] para que no se te pase.

¿Cómo se calcula el valor de una oportunidad?

El valor de una oportunidad con productos es precio por cantidad, menos el descuento de cada línea, sin IVA. Se recalcula cada vez que agregas, cambias o quitas un producto en la caja Productos de la ficha, y se ve en el tablero y en los informes.

Si el cliente pide algo que no está en el catálogo, usa «Algo que no está en el catálogo» en el mismo selector: escribes nombre y precio y cuenta igual. Si quitas todos los productos, el valor queda como estaba y lo puedes escribir a mano.

Al agregar un producto, su nombre y su precio se copian a la oportunidad. Si mañana subes el precio en el catálogo, lo que ya cotizaste conserva el de ese momento. El detalle de cómo se arma el catálogo está en productos en el CRM, paso a paso.

¿Cómo sabes si tu cliente abrió, firmó o pagó?

Cada propuesta pasa por cuatro estados que ves sin preguntarle a nadie: Enviada, Vista (cuando tu cliente la abre por primera vez), Aceptada (cuando firma) y Pagada. Los ves en la caja «Propuestas» de la ficha del lead y, todas juntas, en Marketing → Propuestas.

La firma guarda el nombre, el correo, el documento si lo escribe, la fecha, la dirección IP y una huella del contenido exacto que aceptó. Si la propuesta se edita después, se nota.

Si tu cliente abre tu enlace de pago, te llega un aviso por correo y al celular, y la propuesta se marca «Fue a pagar». Tu pasarela no le avisa a Acuarius si el pago se completó: cuando confirmes que te llegó, pulsa «Confirmar pago». El lead pasa a Ganado y, si la propuesta tiene productos, el valor de la oportunidad sale de ellos. Desde ese momento la venta cuenta en «Ventas por producto», en Análisis → Ventas.

Errores que conviene evitar al cotizar

Dejar vacío el perfil del negocio. La IA redacta con lo que sabe de ti. Sin perfil, la propuesta sale genérica.

Esperar que el pago se marque solo. El enlace de pago es de tu pasarela, no de Acuarius. Acuarius te avisa cuando el cliente fue a pagar, pero eres tú quien confirma que el dinero llegó y pulsa «Confirmar pago» para que el lead pase a Ganado.

Cambiar el precio en la propuesta y creer que cambió el catálogo. Ese cambio solo vale para esa propuesta. El precio de lista se cambia en CRM → Productos.

Borrar una propuesta ya enviada. Al eliminarla, el enlace deja de funcionar para tu cliente. Si cambió algo, crea una nueva.